bagaimana cara memanajemen data yang baik

Bagi orang kantoran khususnya yang bekerja di depan komputer tentunya sudah setiap hari kita disodori pekerjaan mengetik yang cukup banyak. File yang kita ketik kemudian kita simpan dalam folder tertentu. Namun cara menyimpan hanya dengan save ke folder tertentu sudah efektif dilakukan ? Apakah file yang kita simpan itu setelah beberapa bulan akan mudah ditemukan lagi bila kita mencari ? Karena berbicara soal administrasi maka kita akan berkutat dengan manajemen file dan data. Di mana data itu harus tersimpan di tempatnya (berdasarkan fungsi, golongan, lokasi, dll) dan mampu untuk ditemukan bila sewaktu-waktu kita memerlukannya.

Berawal dengan kesulitan saya sewaktu menjadi seorang administrasi (background saya sebenarnya adalah di teknik komputer) ketika berkutat dengan banyak data di kantor yang mulai bikin pusing kepala. Kemudian saya berpikir dan mencari solusi yang terbaik. Setelah saya bertanya kepada Mbah Google dan mendapat masukan pula dari atasan saya maka saya dapat mengambil kesimpulan bagaimana cara melakukan manajemen file/data yang baik di komputer.

Berikut ini tips yang dapat membantu Anda dalam melakukan menajemen file/data di komputer Anda:

•         Ketahui dulu Anda bekerja di kantor menggunakan komputer berbasis Operating System (OS) apa.Apakah itu Linux OS atau Windows OS. Kenapa ini sangatlah penting diperhatikan ? Dengan mengetahui kita menggunakan OS apa maka kita akan dapat mencari dan mengetahui fitur dan kelebihan yang ditawarkan OS tersebut. Masing-masing OS mempunyai kelebihan masing-masing dalam manajemen file. Contohnya : di Windows 7 OS kita ditawarkan dengan banyak fitur yang mempermudah kita dalam mencari data yaitu fitur pencarian (search) yang sudah semakin canggih. Ketika kita menggunakan Windows Explorer (program dari Windows untuk melihat dan mencari file/data kita) di kotak pencarian pojok kanan atas, kita bisa mengetikkan apa yang kita cara dan akan dengan cepat keluar apa yang sedang kita cari di folder atau direktori tersebut.

•          Gunakan ekstensi file yang sesuai. Sesuai di sini maksudnya adalah bahwa file kita gunakan nantinya dapat digunakan di komputer manapun baik di Linux OS maupun Windows OS. Contohnya : Jangan menggunakan file odt karena itu hanya bisa dibuka di Open Office. Lebih baik gunakan file doc yang dapat dibuka di Microsoft Office dan Open Office.

•          Buatlah konsep penataan. Konsep penataan ini dibutuhkan agar apa yang Anda kerjakan tidak keluar dari jalur. Hal ini sangat berguna pada pengorganisasian file yang tergolong cukup besar.

•          Penamaan folder dan file. Setiap orang pasti mempunyai file musik (biasanya beresktensi mp3 atau wav) di komputer mereka. Tahukah kalian bahwa setiap orang lebih handal dalam mengatur file lagunya daripada file kerjaannya ? Secara tidak sadar para pengguna komputer mengelompokkan lagu mereka dengan baik di sebuah folder (berdasar negara : lagu indo, lagu barat, ataupun lagu korea, dll,berdasar genre : pop, rock, regae, classic, dll, berdasar penyanyi : Syahrini, Anang, Ashanti, Peterpan, Rossa, Julia Perez, Dewa dll). Ataupun terkadang mereka mencampur dalam satu folder yang mereka sukai dan kemudian memberikannya nama file yang jelas seperti : Anang ft. Ashanti – Jodohku (nama penyanyi – judul lagu). Setelah kita memberikan nama yang jelas usahakan berikan nama yang pendek. Walaupun kita diperbolehkan untuk memberikan nama file yang panjang tapi ini kurang efisien dan sulit dipahami.Gunakan nama file yang singkat (misal 3 karakter huruf, Malang à Mlg, Surabaya à Sby dst)

•          Penggolongan file dalam folder : Mengapa penggolongan file di dalam folder dirasa penting ? Bayangkan saja di dalam folder banyak terdapat file beresktensi yang berbeda-beda pasti akan menyulitkan kita dalam membaca filenya. Oleh karena itu sebaiknya dalam satu folder itu berisi dengan file beresktensi yang sama. Di Windows OS akan ada kelebihan ketika menyimpan file dalam ekstensi yang sama. Misalkan kita menyimpan file foto dalam satu folder maka akan keluar tampilan view selain thumbnails, detail, tiles, icon yaitu tampilan view filmstrip.

•          Gunakan icon folder yang unik : Penggunaan icon dimaksudkan untuk mempermudah kita dalam pencarian folder dalam file. Standar icon folder biasanya  berwarna kuning, bagaimana bila ganti sesuai dengan isi folder itu. Misalkan folder itu berisi dengan foto makan gunakanlah icon folder berupa potrait foto ataupun figura, bila folder itu berisi file doc, xls, ppt, gunakan icon dokumen/berkas untuk folder tersebut. (Keterangan : tidak ada jaminan bahwa icon folder kita akan sama ketika kita membukanya di OS yang berbeda).

•          Usahakan gunakan file yang berkapasitas kecil : Penggunaan file berkapasitas kecil ini dimaksudkan agar hardisk kita tidak cepat penuh hanya karena berisi file kerjaan kita. Contohnya : di kantor saya sering membuat file presentasi (biasanya menggunakan file berkestensi ppt, pptx). Dalam pembuatan file presentasi tentunya kita sering memberikan foto di dalamnya untuk memperindah tampilan presentasi kita. Namun hal tersebut berefek pada kapasitas file yang cukup besar ketika kita menyimpannya dalam ekstensi file ppt.Hal yang dapat dilakukan untuk memperkecil file itu adalah dengan mengubahnya ke esktensi file pptx karena ekstensi file ini lebih kecil dibanding esktensi file ppt. Kemudian di pilihan save as ada menu compress picture. Kita dapat melakukan pengkompresan gambar di dalam file presentasi tersebut agar memperkecil kapasitas filenya.

•          Hindari file ganda : File ganda perlu dihindari agar ketika kita mencari file tersebut dengan fitur search/pencarian hasilnya hanya akan keluar satu. Bila kita mencari dan hasilnya ada banyak makan kita akan bingung menentukan file mana yang terakhir dipakai.Solusinya adalah : gunakan shortcut saja ke file itu bila di folder yang lain itu membutuhkan file yang sama.

•          Pisahkan antara file proses dan file yang telah selesai :Pemisahan ini dimaksudkan agar tidak terjadi file liar. Misalnyakita mencampurkan file yang sudah selesai dan yang masih proses. Karena ada kesibukan pengerjaan file yang lain, file yang telah selesai tadi dibiarkan saja di sana dan akhirnya kita akan lupa bahwa file itu masih proses. Ketika file itu kita atau orang lain cari pasti akan berpikir bahwa file tersebut telah selesai dikerjakan. Solusinya adalah : Kerjakan di folder lain misalnya setelah selesai atau setiap seminggu misalnya kita pindah file tadi itu ke dalam folder yang benar.

•          Backup file : Hal terakhir yang terpenting dari suatu pengorganisasian adalah backup file yang rutin. Kenapa hal ini harus dilakukan ? Alasannya adalah untuk meminimalkan resiko kehilangan file ketika kita melakukan penggantian nama atau pemindahan file yang gagal. Ketika pelakukan pemindahan data saran saya adalah jangan melakukan cut namun gunakan copy (terutama pada file yang berukuran besar). Walaupun cara ini dirasa kurang simple namun ini lebih meminimalkan resiko kehilangan file dan tentunya jangan lupa untuk menghapus file yang telah kita copy di folder yang sebelumnya agar file tidak ganda. Backup file dapat kita lakukan di CD & DVD Blank ataupun di hardisk (baik eskternal ataupun internal). Itulah mengapa saya menyarankan untuk memilih kapasitas file yang kecil agar ketika melakukan backup data tidak terlalu memakan kapasitas yang cukup besar.